Ak ste dostali obálku s červeným prúžkom, bola vám doručená zásielka vytvorená v rámci centrálneho doručovania úradných zásielok. Celý proces vytvárania tejto novej obálky prebiehal elektronicky.
Z dôvodu plne elektronického spracovania zásielky obsahuje obálka Úradný dokument v listinnej podobe a k nemu je priložený špeciálny list – Doložka o autorizácii, ktorá je listinným rovnopisom elektronického úradného dokumentu.
Prvý list zásielky obsahuje doručovaciu adresu na jednej strane a na druhej je vytlačená Doložka o autorizácii. V nej sú uvedené všetky informácie popisujúce jednotlivé dokumenty, ktoré zásielka obsahuje.
V celej zásielke na pravom spodnom okraji umiestnené:
- názov konkrétneho dokumentu,
- poradie stránok,
- znaky slúžiace na určenie kompletnosti vytlačených listov.
Čo obsahuje Doložka o autorizácii?
1. Prístupový kód
Na vrchnej časti Doložky je uvedený QR kód. V súčasnosti ho nie je možné využiť pre overenie dokumentu. Originalitu dokumentu je možné overiť u orgánu verejnej moci, ktorý dokument vydal, a to na základe spisovej značky
2. Platnosť kódu
Z dôvodu bezpečnosti má prístupový kód obmedzenú platnosť, ktorá sa uvádza priamo pod ním. Po skončení platnosti nie je možné overiť platnosť zásielky.
3. Názov dokumentu
Stručný názov zásielky a informácia o obsahu úradného dokumentu.
4. Identifikátor dokumentu
Číslo dokumentu alebo konania, v rámci ktorého sa táto úradná zásielka doručuje. Pre vás, ako adresáta, je potrebné, ak máte otázky ohľadom obsahu zásielky.
5. Dokument autorizoval
Ide o osoby alebo úrady, ktoré podpísali jednotlivé dokumenty v zásielke.
6. Spôsob autorizácie
Pre elektronické podpisovanie sa uvádza aj spôsob, akým bol podpis vytvorený. Úrad alebo úradník môže podpísať dokumenty v zásielke dvoma spôsobmi:
- Kvalifikovaným elektronickým podpisom (s kvalifikovanou elektronickou časovou pečiatkou)
- Kvalifikovanou elektronickou pečaťou (s kvalifikovanou elektronickou časovou pečiatkou)
Oba spôsoby dokazujú, že vaše dokumenty boli správne a platne autorizované. Znamená to, že sú dôveryhodné.
7. Dátum a čas autorizácie
Polia uvádzajú, kedy bol príslušný dokument podpísaný.
8. Dátum a čas vystavenia časovej pečiatky
Pri plne elektronickom vytváraní dokumentov je veľmi dôležitý čas vytvorenia podpisu. Overenie času podpisu sa vykonáva nezávislou certifikačnou autoritou a uvádza sa na dokumentoch vo forme časovej pečiatky. Dátum a čas vystavenia časovej pečiatky teda uvádza potvrdenie o overení skutočného času podpisu príslušného dokumentu.
9. Označenie listov, na ktoré sa autorizácia vzťahuje
V zásielke, ktorú ste obdržali, môže byť viacero druhov dokumentov, alebo aj príloh. Pre vás, ako občana, je podstatné mať prehľad o obsahu zásielky. Preto vám tento údaj umožňuje skontrolovať si, či máte v obálke všetky potrebné dokumenty a prílohy.
Označenie listov v zásielke:
D – dokument,
P – príloha. Za písmenom sa uvádzajú poradové čísla od 001 po 999.
10. Prílohy
Prílohy môžu byť dokumenty podpísané (platne autorizované) alebo nepodpísané.
11. Doložku vyhotovil
Vytlačenie a obálkovanie sa vytvára automatizovaným spôsobom. V tejto častú sú uvedené identifikačné údaje o spoločnosti, ktorá celú zásielku vytvorila. (Doložku o autorizácii pre centrálne listinné doručovanie štátu vyhotovuje Slovenská Pošta a.s.).
12. Dátum vytvorenia doložky
Je to presný deň, kedy bola zásielka, vrátane doložky o autorizácii, vytvorená.
