Elektronické doručovanie – modul MED

Modul elektronického doručovania obsahuje štandardné funkcie BPMS (Business Process Management System) implementované v špecifickom prostredí eGov. Poskytuje služby doručovania elektronicky odoslaných dokumentov od odosielateľa k adresátovi (fyzická osoba – občan, fyzická osoba – podnikateľ, právnická osoba, prípadne iný subjekt, ak je tento účastníkom konania).

Integruje jednotlivé moduly ÚPVS, zabezpečuje postup spracovania vstupu alebo výstupu. Umožňuje prepojenie medzi používateľmi jednotlivých služieb a poskytovateľmi týchto služieb jednotným spôsobom z jedného miesta štandardným spôsobom, buď cez používateľské interaktívne rozhranie, alebo cez automatického univerzálneho rozhrania.

Modul MED má štyri časti. Jednu tvorí transakčné jadro, ktoré riadi postup spracovania komunikácie v rámci ÚPVS a zabezpečuje transakčné procesy. Druhou je zabezpečenie integrácie na ISVS. Treťou je návrh, modelovanie a exekúcia procesov pre kompozitné služby (služby, ktoré sú zložené so služieb viacerých poskytovateľov). Štvrtou je dohľad transakcií a monitorovanie.

Modul poskytuje služby vo forme web služieb, prostredníctvom ktorých je možné jednotne doručiť elektronickú zásielku od odosielateľa k adresátovi v elektronickej forme. Ak adresát nedá súhlas na elektronické doručovanie, t.j. nemá aktivovanú elektronickú schránku v eDesk module alebo u iného poskytovateľa služieb elektronických schránok, alebo nie je možné do elektronickej schránky doručovať dokumenty, ktoré si vyžadujú potvrdenie doručenia, modul MED disponuje rozhraním na zaslanie správy držiteľovi poštovej licencie alebo centrálnemu „zásielkovému“ stredisku, ktoré zabezpečí prevod elektronickej formy do papierovej formy a následné doručenie obálky so správou držiteľovi poštovej licencie za účelom realizácie klasického doručenia formou listovej zásielky. Dokumenty, ktorých konverziu môže urobiť len pôvodca, a ktoré nie je možné doručiť elektronickou cestou, modul MED zasiela späť ich pôvodcovi.

Základné služby modulu MED

• elektronické doručovanie zásielok úradných, doporučených, obyčajných,
• zaslanie notifikácie o uložení doručovaného dokumentu,
• zasielanie podpísaných doručeniek doručovateľovi,
• zverejňovanie informácií, dokumentov a správ na Centrálnej úradnej elektronickej tabuli,
• sledovanie lehôt pre doručenie,
• poskytovanie informácií o stave a spôsobe doručenia.

Technické riešenie doručovania e-dokumentov poskytuje funkcie potrebné na to, aby bolo možné zrealizovať doručenie a teda celú službu v plne elektronickom režime a v prípade potreby (požiadavka používateľa, nepripravená legislatíva doručovania, používateľ bez eDesku) bolo možné efektívnym spôsobom doručiť dokument v listinnej forme. Technické riešenie MED obsahuje špecifickú funkcionalitu pre tento prípad (zlyhania doručenia elektronicky) a funkcionalitu potrebnú na doručovanie zverejnením, ktoré bude zabezpečovať submodul CÚET. Pre úspešné doručovanie e-dokumentov zabezpečujú nasledujúce funkcie:

• doručenie úradných zásielok, doporučených zásielok a obyčajných zásielok vo forme e-dokumentov
• doručenie zverejnením na CÚET
• vystavenie, podpísanie a doručenie potvrdenie o doručení (e-podací lístok, e-doručenka)
• notifikácia o stave doručovania

Generovanie doručeniek

MED na základe požiadaviek na doručovanie jednotlivých dokumentov pre tieto dokumenty vygeneruje doručenky a umiestni ich do príslušných komunikačných schránok adresátov.

Elektronické doručovanie zásielok úradných, doporučených a obyčajných

Po prihlásení osoby do svojej komunikačnej schránky predloží prostredníctvom eDesk zoznam jednotlivých doručeniek (s výnimkou obyčajných) a čaká na autorizáciu prevzatia. Až po autorizácii sprístupní doručené elektronické dokumenty používateľovi eDesk. V prípade obyčajných dokumentov nevyžadujúcich potvrdenie prevzatia je sprístupnenie v eDesk zabezpečené ihneď. Elektronický dokument sa na základe autorizovanej doručenky alebo po uplynutí zákonnej lehoty môže v závislosti od legislatívy a príslušných postupov považovať za doručený. V prípade ak právny poriadok nebude upravovať fikciu doručenia elektronických dokumentov, po zlyhaní doručenia elektronicky musí byť zabezpečené doručenie výstupu v listinnej forme. O všetkých lehotách a stavoch dokumentov sa vedú registratúrne záznamy. Modul zabezpečí sprístupnenie elektronického dokumentu z ISVS prostredníctvom eDesk vrátane potvrdenia o doručení (doručenka), ktoré je funkcionalitou eDesku.

V prípade, ak nebude prijatá príslušná právna úprava v oblasti elektronického doručovania a bude platiť súčasný právny rámec aj počas projektu ÚPVS, bude potrebné, aby v prípade zlyhania doručenia elektronickými prostriedkami, bol dokument adresátovi doručený vo forme listovej zásielky do vlastných rúk, alebo poštovým doručovateľom. Toto je možné urobiť alebo vrátením dokumentu pôvodcovi dokumentu, ktorý bude musieť zabezpečiť náhradný spôsob doručenia, alebo prepojením s oprávneným poskytovateľom hybridnej pošty, ktorý má zároveň oprávnenie vydávať overovacie doložky pre dokumenty konvertované z elektronickej do papierovej formy a následne ich doručovať v súčasnosti zaužívaným spôsobom (hromadné konverzie).

Zaslanie notifikácie o uložení doručovaného dokumentu

V súčinnosti s modulom eNotify zabezpečí zaslanie zvoleného typu notifikácie príslušnej osobe, ktorej je doručované.

Zasielanie podpísaných doručeniek doručovateľovi

Podpísané doručenky MED zašle inštitúcii, ktorá iniciovala doručovanie. O zaslaní doručenky urobí registratúrny záznam.

Zverejňovanie informácií, dokumentov a správ na CÚET

Doručovanie zásielok zverejnením na úradnej tabuli sa využíva najmä pri potrebe doručenia zásielky osobe s neznámou adresou pobytu. Povinná osoba na CÚET zverejní informáciu o existencii zásielky doručovanej zverejnením s uvedením základných informácií o jej odosielateľovi a adresátovi (napríklad meno, priezvisko, rok narodenia, vec, poslednú známu adresu pobytu a podobne) prípadne – podľa požiadavky odosielateľa – sprístupní obsah zásielky.
Ak obsah zásielky – podľa požiadavky odosielateľa – nebude zverejňovaný, po uvedení identifikátora zásielky a overení totožnosti adresáta mu bude zásielka vydaná povereným subjektom alebo pracovníkom odosielateľa.
Na CÚET je možné zverejňovať aj iné typy informácii, ak o zverejnenie bude mať zverejňujúca inštitúcia záujem, napríklad objednávky, faktúry, informácie o stavebnom konaní a podobne.
Sledovanie lehôt pre doručenie
MED bude na základe typu doručovaného dokumentu sledovať lehoty pre doručenie a podľa preddefinovaného nastavenia v prípade požiadavky generovať ďalšie notifikácie o uložení zásielky a prípadne aj ďalšie doručenky.

Poskytovanie informácií o stave a spôsobe doručenia

Pre potreby inštitúcií, iniciujúcich doručenie bude MED poskytovať informácie o stave doručenia, spôsobe doručenia, časové údaje vo vzťahu k lehotám a podobne.